ボランティアスタッフ募集

どこからかJAZZが聴こえきて、自然に誰もが音楽に親しめる。 「けやき音楽祭JAZZ in FUCHU」はそんな街角の音楽イベントです。 市民の手で創るこの音楽祭を運営し、一緒に活動するボランティアスタッフを募集します。

運営スタッフ

年間を通してJAZZinFUCHUを運営する実行員を募集しています。

1年間のスケジュール活動例

1月~2月 会場選定、開催概要制定
2月~3月 公式ポスターデザイン制作 4月中旬決定
4月~5月

出演バンド募集  プレイベント(予定)

4月中旬~6月 上旬 出演バンド審査
6月末 出演バンド決定  7月下旬出演バンド説明会(予定)
7月~ ガイドマップ制作開始
5月~8月 協賛金・広告の募集
9月中旬 ガイドマップ完成
9月下旬 当日スタッフ説明会(予定)プレイベント(予定)
10月13日 前日準備、
10月14日 第14回JAZZinFUCHU開催
10月15日 片付け
12月 2019年度事業報告書作成

ミーティング

  • 運営委員会:(毎月第3水曜日の夜)

    月1回(第3水曜日夜)委員長、副委員長・Gリーダー、Gサブリーダーで活動方針を決めます。
    一般の実行委員も参加自由です。

  • 実行委員会(毎月第4水曜日の夜)

    月1回(第4水曜日の夜)運営スタッフ全員が参加して、活動方針の承認、確認をします。

  • チームミーティング

    グループ別、活動内容によって随時に開催されます。

ミーティング会場

府中市民活動センタープラッツ5F・6F会議室
※プラッツ5F貸ロッカーに備品・資料を置いています。    ※西府と分倍河原に貸倉庫を借りて備品を置いています。

実行委員の連絡方法

基本電話連絡・メールでの連絡(Gmail)が中心です。
メールやPCスキルがない方には、オフライン媒体で連絡も対応します。

プレイベント

10月の本開催以外にも、通年で市内のイベント協賛、イベント会場でのプレイベントを実施しています。

他のJAZZイベントとの開催協力

実行委員会は下記のJAZZイベントと協力関係にあり、相互にスタッフ交流をしています。

5/18~19 立川いったい音楽祭り【HP】
8/16~18 すみだストリートジャズフェスティバル【HP】

当日スタッフ

JAZZ in FUCHU 実行委員会では、開催当日前後のボランティアスタッフを募集します。

音楽が好きな方、地域で何か新しく活動をしてみたい方、自分の特技を活用したい方、 開催当日ボランティアにご参加して、楽しみながら音楽で笑顔の輪を広げませんか!!
当日のボランティア活動内容は以下になります。

【 活動内容一覧 】

ステージ 各会場でのバンド対応、演奏進行等ステージ回りを担当してもらいます。
観客対応 観客誘引、協賛金集め、チラシ配りになります。
警備 交通規制対応、警備全般になります。
MC ステージの司会進行です。
経験者、やってみたい未経験者大歓迎です。
音響 各会場でのPAを担当してもらいます。
経験者でなくとも、興味のある方でも構いません。
映像・写真 各会場の写真、記録映像を撮ってくださる方プロ・アマ問わず大募集中です。
物販 オリジナルTシャツの販売担当です。
救護 お客様、関係者の万が一のための救護担当となります。
こちらは有資格者募集です。
物流 ステージ機材・搬入搬出を担当してもらいます。
開前日・当日・クルマを出せる方大歓迎です。

※複数の希望OKです。
※各担当の定員が多い場合、調整させていただきます。

スケジュール

前日

TIME 作業内容
  備品配送チーム
9:00~ 備品配送準備  会場別備品仕分け(プラッツ6階会議室(予定)
   
12:00  
13:00~ 配送可能な会場に備品配送
18:00  
   
   
   
   
   
   

JAZZinFUCHU当日

7:00 テントチーム設営開始@フォーリスけやき広場
8:00 ボランティア受付開始@フォーリスけやき広場
8:30 朝礼~各会場移動
9:00 各会場セッティング
11:00 JAZZinFUCHUスタート
11:30 昼食到着
15:00 STAGE撤収開始(府中の森公園から順次)→プラッツ6F会議室(予定)
  ボランティアスタッフ打ち上げ会(予定)
20:00 最終ステージ終了
21:00 撤収終了 
21:30 いける人は二次会へもご参加下さい。

片付けスケジュール

10:00 スタッフ集合@プラッツ6F(予定)
午前中 備品片付け(全ステージ分)
12:00 昼食
13:00 市役所にテント返却。けやき並木など会場周辺ゴミ拾い。
  終了次第解散

作業詳細

①準備   集合時間(8時フォーリス前)→各会場へ
受付後、会場ごとに集合し、各会場責任者の指示に応じて下記の作業をお願いします。
担当業務にかかわらず、協力してください。(体力に応じて無理はしないように)
数会場まとめて順番にセットしてゆくケースもあります。

-机・椅子のセット -ポスター、旗、パネル等のセット
-PAテント設置(器材が運ばれてから)
-ミキサー、スピーカー、マイク等のセット
 *PA担当からの指示に従い勝手にさわらない。
-ドラムのセット *会場責任者の指示に従い手伝う。最初に使うバンドさんに指示を頂く。
 バンドさんの持物には触らない
-バンドテントのセット *業者さんが設置しますが、手伝いが必要なら手伝います。
②各会場での運営(9~10時頃-)
会場責任者が時間を管理、当日担当を指定します。(MC以外)
会場の大きさにより担当範囲・人数は変わります。
慣れてきたら責任者の了解の上で別の担当もトライしてみましょう。

1.本部・総合案内所

総合案内の方は本部周辺でガイドブックの配布と案内をお願いします。
運搬の方は、担当実行委員の指示で動いて頂きます。
救護の方は、(グリーンプラザ)に詰めて頂きます。
撮影の方は、ご指定の地域で撮影をお願いします。

2.ストリート会場・カフェ会場

<バンド受付>
次のバンドさんが来たら会場責任者に連絡して指示に従う。(ホール会場バンド対応参照)
<会場担当>
1)   観客整理  MC、カンパ担当以外は全員で実施
   演奏開始前はガイドマップを見せながら、間もなく演奏が始まることを告げる。
   ストリートでは、一般人(通行客)の通行の邪魔にならないことに気を付けて、
   観客の整理をする。会場によっては専門の警備係・プロの警備をおきます。
2)  ガイドマップ配布
   通行人にガイドマップを渡して演奏が行われている事をお知らせする。
   午後になると、ガイドマップを持っている人が多くなるので
   呼びかけだけするようにしても良い。
<MC担当>
◎バンドの演奏前後に、バンドの紹介、及び各種お願いをする。(別紙参照) 
 バンドの紹介内容は前もってガイドマップを読んでおく。出演バンドが来てから、
 内容を確認する場合も、セッティングの邪魔にならないよう気を付ける。
 時間厳守も確認。
<タイムキーパー(一人担当)>
終了10分前/5分前 演奏中のバンドにボードサイン掲出
<カンパ担当>
演奏終了後、カンパを集める。(MCがお願いする)会場の様子で集めに回る。
カンパ箱は、演奏中でもカンパできる場所に置く。
一人が必ずカンパ箱を見ていること。(カンパ担当)
※その他
1)クレーム対応 会場責任者に任せる。
   2)来年のボランティア希望者 (用紙に連絡先を書いてもらう)
   3)CD等の販売はバンドの方にまかせて手を出さない。置く場所を指定するだけ。
   4) バンドアンケート、観客アンケートは基本WEBです。(ガイドブック42P)
   会場にはある程度、記入用紙も用意しますのでWEBの使えない方は記入してもらう。
   ボランティア申込書も同様です。
※ 会場により受付担当をお願いすることがあります。
    その際の業務内容はホール会場の受付業務欄を参照してください。

3.ホール会場

<受付担当 及び ステージ担当><バンド対応 >
1)到着の確認
  40分前迄に来ているか確認、遅れている場合連絡を取る。間に合わない場合、
  会場責任者に連絡。バンド管理表に特記事項があれば、その指示に従う。
2)人数の確認、必要なら開催協力金の徴収 
  当日の参加人数をバンド管理表に記入。
  人数が事前登録(協力金の支払額)を超えていないか確認。
  超えている場合は徴収(一人1000円但し中学生以下は500円)減員の場合の返金はなし。
  現金を徴収した場合は、領収書を渡し、受領金額をバンド管理表に記入。
  現金を会計担当(決まっていない場合は会場責任者)に渡す
3)バンドさんにアンケート用紙を渡し、演奏後記入して提出をお願いする。
4)CD、チラシの配布等の希望を聞く  
     CD等の販売はバンドの方にまかせて手を出さない。置く場所を指定するだけ。
5)事前に申請があったバンドにTシャツを渡す。(Tシャツ管理表に記載有)
  現金を徴収した場合領収書を渡し、Tシャツ管理表に記入して、現金を会計担当へ。
  事前連絡がなかったバンドがTシャツを買いたいときは、Tシャツを売っている会場
6)控室が準備されている会場で、時間的に余裕がある場合、控室を案内する。
  (手が足りないときは、控室までエスコートの必要はない。)
<ステージ担当> 演奏中・演奏終了時
1)  終了10分前/5分前 演奏中のバンドにボードサイン掲出
2)  演奏終了時MCへ合図をする。(中会場以下ではMCが自分で判断)
3)1)と同じ頃 次のバンドメンバーが舞台近くにきていることの確認
  (来ていない場合、受付係に連絡、控室へだれかを行かせる)
4)演奏終了時PA担当から要請があれば、機材のセッティングを手伝う。
  (出演者の楽器には手を触れない。)
<観客対応担当>
 1)観客整理
   演奏開始前はガイドマップを見せながら、間もなく演奏が始まることを告げる。
   座席の整理。必要に応じMCにお願いして詰めてもらう。また満員の際は、入り口で
   入れないことを教える。
 2)ガイドマップ配布
 3)カンパ対応
   演奏終了後、カンパを集める。(MCがお願い)カンパ箱は、演奏中でもカンパできる場所に置く。
   1人が必ずカンパ箱を見ていること。(会計担当がいれば対応)
 4)観客数集計
    各バンド演奏時の最大時での観客数をカウント、受付にあるバンド管理表に記載
 5)会場案内等 (ガイドブックをみて教える)
 6)クレーム対応 会場責任者に任せる。
 7)バンドアンケート、観客アンケートは基本WEBです。(ガイドブック42P記載)
   会場にはある程度、記入用紙も用意しますのでWEBの使えない方は記入してもらう。
   ボランティア申込書も同様です。 
<MC担当>
◎バンドの演奏前後に、バンドの紹介、及び各種お願いをする。(別紙参照) 
バンドの紹介内容は前もってガイドマップを読んでおく。出演バンドが来てから、
内容を確認する場合も、セッティングの邪魔にならないよう気を付ける。時間厳守も確認。
<販売担当> (Tシャツ販売会場のみ)
Tシャツ販売会場で、Tシャツを販売する。 販売状況は、Tシャツ販売管理表に記入する。現金は会計係に渡す。
<会計担当>
現金の管理を行う。(カンパ、開催協力金の追加徴収分、Tシャツ売上)
開催協力金はバンド管理表、Tシャツ売上はTシャツ管理表に記入,確認する。
占め後は、自分か会場責任者がグリーンプラザ5階会議室の総会計担当者へ。